เทคนิคการนำเสนอ (ตอนที่ 1)

1. บทนำ

          การนำเสนอข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารในองค์กร  นอกจากจะมีข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว การสื่อสารข้อมูลไปยังผู้ฟังหรือผู้รับข่าวสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ผู้ฟังมีจำนวนมาก  เทคนิคและวิธีการ รวมถึงรูปแบบในการนำเสนอข้อมูล  เหล่านี้จะเป็นสิ่งบ่งชี้ถึงความสำเร็จในการสื่อสารข้อมูล    ในการดำเนินธุรกิจการนำเสนอข้อมูลจะมีผลอย่างยิ่งต่อการประสบผลสำเร็จของธุรกิจนั้นๆ   เช่น  ถ้าบริษัทต้องการออกผลิตภัณฑ์ตัวใหม่สู่ตลาด  แต่ไม่สามารถสื่อสารหรือให้ข้อมูลกับตัวแทนจำหน่ายได้อย่างชัดเจน  ผลกระทบที่ตามมาก็คือตัวแทนจำหน่ายก็ไม่สามารถให้ข้อมูลที่ชัดเจนต่อลูกค้าได้  การตัดสินใจของลูกค้าในการซื้อสินค้าก็ไม่เกิดขึ้น

การนำเสนอข้อมูลแก่บุคคลอื่น ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการบรรยาย เช่น การนำเสนอสินค้าใหม่การวิเคราะห์ยอดขาย หรือการนำเสนอข้อมูลต่อหน้าที่ประชุม เป็นกิจกรรมพื้นฐานของการทำงานในองค์กร วิธีการการนำเสนอข้อมูลรูปแบบที่คุ้นเคยโดยทั่วไป คือ การใช้แผ่นสไลด์หรือแผ่นใส ซึ่งเป็นวิธีนี้ต้องใช้เวลาในการเตรียมการพอสมควร  รวมทั้งการแก้ข้อผิดพลาดก็เป็นเรื่องที่ไม่สะดวก  ปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีและการสื่อสารที่พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว  ซอฟต์แวร์ต่างๆได้ถูกพัฒนาขึ้นอย่างมากมายและมีผลกระทบต่อทุกกิจกรรมของธุรกิจ ในการที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิมากขึ้น โปรแกรม Microsoft PowerPoint, Open Office Impress, Apple Keynote หรือ Lotus Symphony Presentations เป็นตัวอย่างโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวก และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการนำเสนอ นอกจากจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการสร้างงานนำเสนอ    โปรแกรมยังเพิ่มความน่าสนใจให้กับงานนำเสนอ ด้วยการใช้รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว  เสียง รวมทั้งยังมีเทคนิคต่างๆให้เลือกอีกมากมาย

สิ่งจำเป็นก่อนการสร้างงานนำเสนอ ที่จะต้องทำคือการพิจารณาทบทวนเหตุการณ์และขั้นตอนที่จะเกิดขึ้นในช่วงขณะของการนำเสนอ  ผู้นำเสนอจะต้องเข้าใจและสามารถตอบคำถามได้ว่า อะไรคือวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการนำเสนอ  ทำไมเราถึงต้องมีการนำเสนอ  อะไรที่ผู้ฟังคาดหวังว่าจะได้รับจากการนำเสนอในครั้งนี้   รวมทั้งส่วนไหนของการนำเสนอที่เป็นส่วนสำคัญที่สุดในการสื่อสารครั้งนี้  คำถามเหล่านี้จะต้องมีคำตอบที่ชัดเจน มิฉะนั้นแล้วการนำเสนอก็เป็นเพียงการแบ่งปันหรือการส่งผ่านข้อมูลถึงผู้ฟังเพียงเท่านั้น   ซึ่งถ้าเป็นเช่นนี้ก็ไม่จำเป็น ต้องใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint เพื่อนำเสนอ อาจจะใช้วิธีการแจกรายงาน บทความ หรือแผ่นพับก็สามารถทำได้

    

  ก่อนที่จะเริ่มกำหนดเนื้อหาและโครงร่างของงานนำเสนอ สำหรับผู้นำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีความเข้าใจถึงปัจจัยหรือตัวแปรต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอ ซึ่งสามารถตรวจสอบได้โดยใช้หลักการ 5W คือ what, where, when, why และ who

  What

        เรื่องที่จะนำเสนอเป็นเรื่องอะไร เนื้อหาของการนำเสนอมีอะไรบ้างวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ มีอะไร มีความพร้อมในการนำเสนอเพียงใด  เป็นการให้ข้อมูลอย่างเดียวหรือมีการวิเคราะห์และประยุกต์ใช้งานข้อมูลด้วย

        Where

        สถานที่ในการนำเสนอ ห้องที่ใช้นำเสนอมีขนาดเท่าใด ขนาดห้องมีผลต่อการนำเสนอ รวมทั้งลักษณะของห้อง เช่น ห้องหรือสถานที่มีขนาดใหญ่ การจัดทำสไลด์ก็ต้องมีรายละเอียดน้อยลงหรือสไลด์ควรมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น

        When

        ช่วงเวลาในการนำเสนอ วัน เวลา สถานที่ เวลาในการนำเสนอมีผลต่อผู้ฟัง เช่น เวลาเช้า หรือบ่าย การรับรู้ของผู้ฟังมีต่างกัน อาจต้องมีการปรับเปลี่ยนเนื้อหาในการนำเสนอด้วย และเวลาในการบรรยาย เช่น หนึ่งชั่วโมง สองชั่วโมง ควรมีเวลาพักให้ผู้ฟังสามารถซักถามได้

        Why

        ทำไมเราจึงต้องถูกกำหนดให้เป็นผู้นำเสนอ องค์กรหรือบริษัทมีความคาดหวังอะไรในตัวเราบ้าง และความสำเร็จในการนำเสนอนั้นคืออะไร

        Who

        ใครเป็นผู้ฟัง พื้นฐานของผู้ฟังมีอย่างไรบ้าง มีความเข้าใจในเนื้อหาก่อนที่จะบรรยายมากน้อยเพียงไร บางครั้งผู้ฟังมีพื้นฐานในเรื่องที่บรรยายพอสมควรแล้ว หากบรรยายพื้นฐานอีกครั้ง อาจทำให้ผู้ฟังเบื่อหน่ายได้