เทคนิคการนำเสนอ (ตอนที่ 2)

2. ข้อควรปฏิบัติในการสร้างสไลด์เพื่อการนำเสนอ

2.1  ทำให้สไลด์เรียบง่าย  

แม้ว่าโปรแกรม Microsoft PowerPoint จะถูกออกแบบมาสนับสนุนการใช้กราฟิกในรูปแบบต่างๆ ในแนวนอน (Horizontal or Landscape) ต่างจากาารใช้แผ่นใส หรือแผ่นทึบในการนำเสนอ ทั้งนี้เพื่อทำให้การบรรยายมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็ตาม  แต่ไม่ได้หมายความว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือสิ่งที่เป็นตัวเอกในการนำเสนอคือตัวสไลด์เอง  แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้ฟัง (audience) ที่มานั่งฟังการบบรรยายเพื่อรับข้อมูลจากผู้บรรยาย โดยมีสไลด์เป็นเพียงตัวประกอบ ดังนั้นจึงไม่ควรที่จะใส่ข้อมูลทั้งตัวหนังสือ หรือกราฟิกทุกอย่างลงบนแผ่นสไลด์   เพื่อหวังให้ผู้เข้าฟังการบบยายได้ข้อมูลมากที่สุดจากสไลด์   หรือเพื่อเป็นการเติมเต็มพื้นที่ว่างบนสไลด์    ในทางตรงกันข้ามแผ่นสไลด์ที่ดีควรมีพื้นที่ว่าง( white space or negative space )ให้มาก   ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะใส่ รูปภาพ  โลโก้ (logo)  หรือเครื่องหมายการค้าต่างๆ เพื่อเติมเต็มพื้นที่ว่าง   สไลด์ที่เรียบง่าย มีพื้นที่ว่างมากจะมีประสิทิภาพในการนำเสนอมากกว่าสไลด์ที่เต็มไปด้วยข้อมูลและรูปภาพ

2.2  จำกัดการใช้หัวข้อและตัวอักษร

การนำเสนอนั้นเป็นไปเพื่อประโยชน์ของผู้ฟัง  ไม่ควรทำให้น่าเบื่อโดยการนำเสนอด้วยสไลด์ที่มีแต่หัวข้อตามด้วยตัวอักษร  สไลด์ที่ดีที่สุดคือสไลด์ที่ปราศจากตัวอักษร และ และปราศจากความหมายถ้าขาดผู้บรรยาย  จำใว้เสมอว่าสไลด์เป็นเพืยงองค์ประกอบที่ใช้สนับสนุนผู้บรรยายเท่านั้น   เมื่อกล่าวเช่นนี้อาจเกิดคำถามขึ้นว่า ในหลายครั้งของการบรรยายผู้ที่เข้าร่วมการฟังบรรยายหรือแม้แต่ผู้ที่พลาดการฟังบรรยายมักจะติดต่อขอชุดสไลด์ที่นำเสนอ   ถ้าสไลด์ไม่เต็มไปด้วยข้อมูลและไม่มีคำอธิบายต่างๆในสไลด์ จะมีประโยชน์อย่างไร   ถูกต้องแล้ว สไลด์นั้นไม่ควรเกิดประโยชน์แต่อย่างไร    แต่อย่าลืมว่าก่อนที่จะลงมือสร้างสไลด์ได้นั้นจะต้องมีเอกสารรายละเอียด  หัวข้อ ประเด็นสำคัญ  รวมทั้งบทสรุปเพื่อเป็นข้อมูลขั้นต้นก่อนการทำสไลด์   เอกสารเหล่านี้ต่างหากที่เป็นคำตอบ ที่ควรจัดเตรียมแจกให้ผู้เข้าฟังการบบรยายหรือผู้พลาดการบรรยาย  หรือ ผู้บรรยายจัดทำรายละเอียดแต่ละสไลด์ พิมพ์ลงใน Note ของแต่ละสไลด์ เมื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ และให้พิมพ์โน๊ตของแต่ละสไลด์ด้วยแทนการใส่ข้อมูลทั้งหมด ลงไปในสไลด์

2.3 จำกัดการใช้ ภาพเคลื่อนไหว  (transition and build)

          การใช้ ทรานซิชั่น ระหว่างหน้าของแต่ละสไลด์นั้นสามารถทำได้แต่ไม่ควรแทรกในทุกหน้าของสไลด์  และไม่ควรใช้ทรานซิชั่นหลากหลายรูปแบบ  ควรจำกัดอยู่ที่ 2-3 รูปแบบ การใช้ทรานซิชั่นในช่วงของ2-3สไลด์แรกอาจทำให้การพรีเซนเตชั่นมีความน่าสนใจ  แต่ถ้ามากไปกว่านี้นอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้วยังทำให้ผู้เข้าฟังเกิดความน่าเบื่อ     การใช้วัตถุเคลื่อนไหวเช่น  ให้หัวข้อต่างๆ วิ่งออกมาจากทิศทางที่กำหนด  ควรกำหนดให้เหมาะสม เช่นถ้าเป็น  bullet ควรกำหนดให้วิ่งมาจากด้านซ้ายของจอภาพ  ไม่ใช่จากขวามาซ้าย   ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดให้วัตถุเช่นตัวหนังสือหรือกราฟิกทุกอย่างในไสลด์มีการเคลื่อนไหว  เช่น ตัวหนังสือค่อยๆหล่นมาทีละตัว หรือลอยมาจากด้านบน  รูปภาพค่อยๆปรากฏขึ้น เหล่านี้ล้วนเป็นการเสียเวลาและอาจดูตลกมากกว่าน่าสนใจ 

2.4 ใช้กราฟิกที่มีคุณภาพสูงหรือภาพถ่าย

          การใช้กราฟิกในแต่ละหน้าของสไลด์ไม่ควรจะถูกมองข้าม  ควรเลือกใช้กราฟิกที่ที่มีคุณภาพสูงซึ่งอาจหา ดาว์โหลดมาจากอินเตอร์เน็ท  จากแผ่นซีดีรูปภาพที่มีขายอยู่ทั่วไป  หรือภาพถ่ายจากกล้องดิจิตอล  อย่าคิดแต่เพียงว่าถ้าจะใส่กราฟิกให้ค้นจากคลิปอาตร์  ที่มีอยู่ในโปรแกรม PowerPoint (PowerPoint Clip Art) หรือการ์ตูนที่เป็นลายเส้น เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลียงเป็นเป็นอย่างยิ่ง   เพราะผู้ฟังการบรรยายเคยเห็นกราฟิกเหล่านี้มาแล้วหลายครั้ง ความน่าสนใจของสไลด์จะลดน้อยลงเนื่องจากความซ้ำซาก    อีกประการหนึ่งที่ควรระวังในการใช้กราฟิกคือถ้าหลีกเลียงได้ไม่ควรที่จะทำการเปลี่ยนแปลงขนาดของรูปภาพเพื่อให้เหมาะกับขนาดของสไลด์ เพราะจะมีผลทำให้คุณภาพของรูปภาพลดน้อยลง เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงขนาดจะทำให้ ความละเอียดของภาพ (resolution) เปลี่ยนไป  

2.5 หลีกเลี่ยงการใช้  โครงร่างสไลด์สำเร็จรูป (Template)

เหตุผลก็คือ สำหรับมือใหม่ หรือสำหรับบุคลทั่วไปที่ไม่เข้าใจถึงความสำคัญของการนำเสนอ มักจะทำสิ่งที่ง่ายๆ  โดยหาใช้เครื่องมือที่มีโปรแกรม PowerPoint จัดเตรียมไว้ให้ การเรียกใช้ template ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่นำมาใช้โดยทั่วไป ผลตามมาก็คือ  สร้างความเบื่อหน่ายให้ผู้เข้าฟังการนำเสนอ  เพราะไม่ว่าจะงานเข้าร่วมงานใด ก็มักจะเห็นแต่ template ซ้ำๆ   การหลีกหนีจากความจำเจนี้สามารถทำได้โดย การค้นหา template จากอินเตอร์เน็ท   หรือออกแบบ template ขึ้นเองโดยเลือกใช้องค์ประกอบของสไลด์ เช่น  ฉากด้านหลัง( background) ที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จะนำเสนอ แล้วจัดเก็บใว้ในคลังของ template  ซึ่งสามารถเรียกใช้หรือเรียกมาทำการแก้ไขได้ในภายหลัง และ องค์กรควรมีโครงสร้างสไลด์ขององค์กร เพื่อเป็นแบบแผนเดียวกันทั้งองค์กร

2.6 เลือกใช้ชาร์ต (Chart) ที่เหมาะสม

ถามตนเองอยู่เสมอว่า  ข้อมูลมากน้อยเพียงไรที่จะนำเสนอบน chart ผู้บรรยายส่วนมากมักจะใส่ทุกข้อมูลมากเกินความจำเป็นซึ่งไม่เป็นผลดีแต่อย่างไร เพราะจะสร้างความสับสน    นอกจากนี้การเลือกใช้กราฟก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะกราฟแต่ละแบบมีความเหมาะสมกับชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน

	Pie Charts  เหมาะกับการนำเสนอข้อมูลที่เป็นสัดส่วน หรือ เปอร์เซ็นต์  ในแต่ละกราฟควรแบ่งส่วนให้ยู่ในช่วง 4-6 และใช้ความแตกต่างของสีในแต่ละส่วน  หรืออาจใช้การปรับขนาดของบางส่วนให้ต่างจากส่วนอื่นๆของกราฟ
	Vertical Bar Charts.  ใช้แสดงการเปรียบเทียบ จำนวนหรือปริมาณเทียบกับเวลาที่เปลี่ยนไป  จำนวนแท่ง(column)ที่ใช้ควรอยู่ระหว่าง 4-8 แท่งในแต่ละชาตร์
	Horizontal Bar Charts.   ใช้ในการเปรียบเทียบจำนวน  เช่นเปรียบเทียบยอดขายในแต่ละไตรมาส  หรือเทีบยอัตราการผลิต ในแต่ละโรงงาน
	Line Charts.  ใช้ในการแสดงแนวโน้มของข้อมูล เช่นแสดงแสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของยอดขายในแต่ละปี

          นอกจากนี้การใช้ ตารางข้อมูล (Table) ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการนำเสนอข้อมูลเมื่อต้องการจะเปรียบเทียบข้อมูลในเชิงปริมาณ ที่มีชุดข้อมูลที่จะเปรียบเทียบมากกว่าสองชุดข้อมูล แต่ถ้าต้องการจะเน้นถึงความแตกต่างในแต่ละชุดข้อของมูล  การใช้ บาร์ชาตร์ (bar chart) จะเหมาะสมมากกว่า เพระจะสื่อและให้อารมณ์ของความแตกต่างได้ชัดเจนมากกว่าการใช้ตาราง

2.7 ความแตกต่างของสี มีผลต่อการดึงดูดความสนใจ

สีแต่ละสี จะให้อารมณ์ และความรู้สึกที่แตกต่างกัน  การเลือกใช้สีที่เหมาะสมสามารถกระตุ้นความรู้สึกของผู้ฟังการบรรยาย  ให้เกิดความต้องการที่จะเรียนรู้ รวมทั้งความสนใจที่จะติดตามเนื้อหา   ไม่จำเป็นที่จะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านสี  แต่อย่างน้อยควรจะเรียนรู้พื้นฐานในการใช้สีที่ว่า สีจะถูกแบ่งออกเป็นสองกลุ่มคือสีในโทนเย็นเช่น สีเขียว  สีน้ำเงิน และสีโทนอุ่นเช่น สีแดง สีส้ม     สีในโทนร้อนเหมาะสำหรับการใช้กับองค์ประกอบหรือวัตถุที่จะใช้เป็นส่วนหน้า (foreground) เช่น ใช้กับตัวหนังสือ ซึ่งจะให้ความรู้สึกถึงการเคลื่อนที่เข้าหาผู้ฟัง   ในทางตรงข้าม สีโทนอุ่นควรใช้กับองค์ประกอบที่เป็นฉากหลัง (background)  ที่จะให้ความรู้สึกถึงการเคลื่อนที่ออก หรือการจางหาย

          สภาพแวดล้อมของห้องที่จะใช้นำเสนอก็มีผลต่อการเลือกใช้สี  ถ้าเป็นห้องที่ค่อนข้างมืดควรใช้สีนำเงินเข้ม หรือสีเทา เป็นฉากหลัง  ตัวหนังสือใช้สีอ่อนหรือสีขาว   แต่ถ้าห้องมีแสงสว่างมากก็จะใช้ตรงกันข้ามคือใช้ตัวหนังสือเป็นสีเข้ม  และฉากหลังเป็นสีอ่อน

2.8  เลือกใช้  รูปแบบตัวหนังสือ (Font) ที่เหมาะสม

ฟอนต์แต่ละแบบนั้นถูกออกแบบมาด้วยวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกันSerif fonts  ถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับเอกสารที่พื้นที่ส่วนมากเป็นตัวหนังสือ  เนื่องจาก  Serif  fonts นั้นง่ายต่อการอ่าน   แต่อาจจะไม่เหมาะกับการนำเสนอที่ใช้เครื่องโปรเจ็คเตอร์ฉายขึ้นจอ เนื่องจาก  Serif เป็นฟอนต์ที่มีความละเอียดต่ำเมื่อถูกขยายความคมชัดก็จะลดน้อยลง  ขณะที่  Sans Serif  จะเป็นฟอนต์ที่เหมาะสมกับงานพรีเซ็นเตชั่นมากกว่า   ไม่ว่าการเลือกใช้ฟอนต์ชนิดใดก็ตามอย่าลืมที่จะทดสอบเพื่อให้มั่นใจว่า ผู้ฟังที่นั่งอยู่ด้านหลังสามารถที่จะอ่านได้ชัดเจน

2.9 ใช้ภาพและเสียงประกอบการนำเสนอ

การที่จะเน้นหรือจะสื่อถึงกิจกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของการบรรยาย  คงไม่ใช้เรื่องง่ายที่จะสื่อด้วยตัวหนังสือในโปรแกรม PowerPoint เป็นเรื่องง่ายที่จะแทรก video clips และไฟล์เสียงลงไปในงานพรีเซ็นเตชั่นการใช้ภาพจาก video clips นอกจากจะกระตุ้นความสนใจของผู้ฟังแล้วยังเป็นการเปลี่ยนบรรยากาศของการนำเสนอให้รูสึกผ่อนคลาย   สำหรับการใช้ไฟล์เสียงนั้น จะเหมาะสมกับการนำเสนอเช่น การยกตัวอย่างคำสัมภาษณ์    แต่ก็มีข้อควรหลีกเลี่ยงในการใช้เสียง เช่นการใช้เสียงเอฟเฟ็กซ์    เสียงปรบมือเวลาเปลี่ยนแผ่นสไลด์ เป็นต้น  การใช้เสียงในกรณีนี้จะทำให้งานพรีเซ็นเตชั่นที่ผู้บรรยายเตรียมมาดูไม่น่าเชื่อ  และด้อยค่าในสายตาของผู้เข้ารับฟุงการบรรยาย

2.10  ใช้เครื่องมือสำหรับการจัดเรียงสไลด์ (Slide sorter) ให้เป็นประโยชน์

Slide sorter มักเป็นเครื่องมือที่มักจะถูกมองข้าม ซึ่งในทางตรงกันข้ามเครื่องมือนี้มีความจำเป็น ที่จะทำให้ผู้บรรยายได้มองเห็นภาพรวมของสไลด์ทั้งหมด และเห็นถึงความต่อเนื่องขอสไลด์ทั้งหมดว่ามีความเหมาะสมหรือไม่  ลำดับข โทนสีหรือรูปแบบมีความสอดคล้องหรือขัดแย้งหรือไม่  ปัญหาเหล่านี้สิ่งเหล่านี้จะพบได้เมื่อใช้  Slide sorter