2. ข้อควรปฏิบัติในการสร้างสไลด์เพื่อการนำเสนอ
2.1 ทำให้สไลด์เรียบง่าย
แม้ว่าโปรแกรม Microsoft PowerPoint จะถูกออกแบบมาสนับสนุนการใช้กราฟิกในรูปแบบต่างๆ
ในแนวนอน (Horizontal or Landscape) ต่างจากาารใช้แผ่นใส
หรือแผ่นทึบในการนำเสนอ
ทั้งนี้เพื่อทำให้การบรรยายมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็ตาม
แต่ไม่ได้หมายความว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือสิ่งที่เป็นตัวเอกในการนำเสนอคือตัวสไลด์เอง แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้ฟัง (audience) ที่มานั่งฟังการบบรรยายเพื่อรับข้อมูลจากผู้บรรยาย
โดยมีสไลด์เป็นเพียงตัวประกอบ ดังนั้นจึงไม่ควรที่จะใส่ข้อมูลทั้งตัวหนังสือ
หรือกราฟิกทุกอย่างลงบนแผ่นสไลด์
เพื่อหวังให้ผู้เข้าฟังการบบยายได้ข้อมูลมากที่สุดจากสไลด์
หรือเพื่อเป็นการเติมเต็มพื้นที่ว่างบนสไลด์ ในทางตรงกันข้ามแผ่นสไลด์ที่ดีควรมีพื้นที่ว่าง(
white space or negative space )ให้มาก ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะใส่ รูปภาพ โลโก้ (logo) หรือเครื่องหมายการค้าต่างๆ
เพื่อเติมเต็มพื้นที่ว่าง สไลด์ที่เรียบง่าย
มีพื้นที่ว่างมากจะมีประสิทิภาพในการนำเสนอมากกว่าสไลด์ที่เต็มไปด้วยข้อมูลและรูปภาพ
2.2 จำกัดการใช้หัวข้อและตัวอักษร
การนำเสนอนั้นเป็นไปเพื่อประโยชน์ของผู้ฟัง ไม่ควรทำให้น่าเบื่อโดยการนำเสนอด้วยสไลด์ที่มีแต่หัวข้อตามด้วยตัวอักษร สไลด์ที่ดีที่สุดคือสไลด์ที่ปราศจากตัวอักษร
และ และปราศจากความหมายถ้าขาดผู้บรรยาย
จำใว้เสมอว่าสไลด์เป็นเพืยงองค์ประกอบที่ใช้สนับสนุนผู้บรรยายเท่านั้น เมื่อกล่าวเช่นนี้อาจเกิดคำถามขึ้นว่า
ในหลายครั้งของการบรรยายผู้ที่เข้าร่วมการฟังบรรยายหรือแม้แต่ผู้ที่พลาดการฟังบรรยายมักจะติดต่อขอชุดสไลด์ที่นำเสนอ
ถ้าสไลด์ไม่เต็มไปด้วยข้อมูลและไม่มีคำอธิบายต่างๆในสไลด์
จะมีประโยชน์อย่างไร ถูกต้องแล้ว
สไลด์นั้นไม่ควรเกิดประโยชน์แต่อย่างไร
แต่อย่าลืมว่าก่อนที่จะลงมือสร้างสไลด์ได้นั้นจะต้องมีเอกสารรายละเอียด หัวข้อ ประเด็นสำคัญ
รวมทั้งบทสรุปเพื่อเป็นข้อมูลขั้นต้นก่อนการทำสไลด์ เอกสารเหล่านี้ต่างหากที่เป็นคำตอบ
ที่ควรจัดเตรียมแจกให้ผู้เข้าฟังการบบรยายหรือผู้พลาดการบรรยาย หรือ ผู้บรรยายจัดทำรายละเอียดแต่ละสไลด์
พิมพ์ลงใน Note
ของแต่ละสไลด์ เมื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ และให้พิมพ์โน๊ตของแต่ละสไลด์ด้วยแทนการใส่ข้อมูลทั้งหมด
ลงไปในสไลด์
2.3
จำกัดการใช้ ภาพเคลื่อนไหว (transition
and build)
การใช้ ทรานซิชั่น
ระหว่างหน้าของแต่ละสไลด์นั้นสามารถทำได้แต่ไม่ควรแทรกในทุกหน้าของสไลด์ และไม่ควรใช้ทรานซิชั่นหลากหลายรูปแบบ ควรจำกัดอยู่ที่ 2-3
รูปแบบ การใช้ทรานซิชั่นในช่วงของ2-3สไลด์แรกอาจทำให้การพรีเซนเตชั่นมีความน่าสนใจ
แต่ถ้ามากไปกว่านี้นอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้วยังทำให้ผู้เข้าฟังเกิดความน่าเบื่อ การใช้วัตถุเคลื่อนไหวเช่น ให้หัวข้อต่างๆ
วิ่งออกมาจากทิศทางที่กำหนด
ควรกำหนดให้เหมาะสม เช่นถ้าเป็น bullet
ควรกำหนดให้วิ่งมาจากด้านซ้ายของจอภาพ ไม่ใช่จากขวามาซ้าย
ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดให้วัตถุเช่นตัวหนังสือหรือกราฟิกทุกอย่างในไสลด์มีการเคลื่อนไหว เช่น ตัวหนังสือค่อยๆหล่นมาทีละตัว
หรือลอยมาจากด้านบน รูปภาพค่อยๆปรากฏขึ้น
เหล่านี้ล้วนเป็นการเสียเวลาและอาจดูตลกมากกว่าน่าสนใจ
2.4 ใช้กราฟิกที่มีคุณภาพสูงหรือภาพถ่าย
การใช้กราฟิกในแต่ละหน้าของสไลด์ไม่ควรจะถูกมองข้าม ควรเลือกใช้กราฟิกที่ที่มีคุณภาพสูงซึ่งอาจหา
ดาว์โหลดมาจากอินเตอร์เน็ท
จากแผ่นซีดีรูปภาพที่มีขายอยู่ทั่วไป
หรือภาพถ่ายจากกล้องดิจิตอล
อย่าคิดแต่เพียงว่าถ้าจะใส่กราฟิกให้ค้นจากคลิปอาตร์ ที่มีอยู่ในโปรแกรม PowerPoint (PowerPoint Clip Art) หรือการ์ตูนที่เป็นลายเส้น
เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลียงเป็นเป็นอย่างยิ่ง
เพราะผู้ฟังการบรรยายเคยเห็นกราฟิกเหล่านี้มาแล้วหลายครั้ง ความน่าสนใจของสไลด์จะลดน้อยลงเนื่องจากความซ้ำซาก
อีกประการหนึ่งที่ควรระวังในการใช้กราฟิกคือถ้าหลีกเลียงได้ไม่ควรที่จะทำการเปลี่ยนแปลงขนาดของรูปภาพเพื่อให้เหมาะกับขนาดของสไลด์
เพราะจะมีผลทำให้คุณภาพของรูปภาพลดน้อยลง เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงขนาดจะทำให้
ความละเอียดของภาพ (resolution) เปลี่ยนไป
2.5 หลีกเลี่ยงการใช้ โครงร่างสไลด์สำเร็จรูป (Template)
เหตุผลก็คือ สำหรับมือใหม่
หรือสำหรับบุคลทั่วไปที่ไม่เข้าใจถึงความสำคัญของการนำเสนอ
มักจะทำสิ่งที่ง่ายๆ
โดยหาใช้เครื่องมือที่มีโปรแกรม PowerPoint จัดเตรียมไว้ให้
การเรียกใช้ template ก็เป็นสิ่งหนึ่งที่นำมาใช้โดยทั่วไป
ผลตามมาก็คือ
สร้างความเบื่อหน่ายให้ผู้เข้าฟังการนำเสนอ เพราะไม่ว่าจะงานเข้าร่วมงานใด ก็มักจะเห็นแต่ template
ซ้ำๆ
การหลีกหนีจากความจำเจนี้สามารถทำได้โดย การค้นหา template จากอินเตอร์เน็ท หรือออกแบบ template
ขึ้นเองโดยเลือกใช้องค์ประกอบของสไลด์ เช่น ฉากด้านหลัง( background)
ที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จะนำเสนอ แล้วจัดเก็บใว้ในคลังของ template ซึ่งสามารถเรียกใช้หรือเรียกมาทำการแก้ไขได้ในภายหลัง
และ องค์กรควรมีโครงสร้างสไลด์ขององค์กร เพื่อเป็นแบบแผนเดียวกันทั้งองค์กร
2.6 เลือกใช้ชาร์ต (Chart) ที่เหมาะสม
ถามตนเองอยู่เสมอว่า
ข้อมูลมากน้อยเพียงไรที่จะนำเสนอบน chart ผู้บรรยายส่วนมากมักจะใส่ทุกข้อมูลมากเกินความจำเป็นซึ่งไม่เป็นผลดีแต่อย่างไร
เพราะจะสร้างความสับสน
นอกจากนี้การเลือกใช้กราฟก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะกราฟแต่ละแบบมีความเหมาะสมกับชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน
|
Pie Charts
เหมาะกับการนำเสนอข้อมูลที่เป็นสัดส่วน หรือ
เปอร์เซ็นต์ ในแต่ละกราฟควรแบ่งส่วนให้ยู่ในช่วง 4-6 และใช้ความแตกต่างของสีในแต่ละส่วน
หรืออาจใช้การปรับขนาดของบางส่วนให้ต่างจากส่วนอื่นๆของกราฟ
|
|
Vertical Bar Charts. ใช้แสดงการเปรียบเทียบ
จำนวนหรือปริมาณเทียบกับเวลาที่เปลี่ยนไป
จำนวนแท่ง(column)ที่ใช้ควรอยู่ระหว่าง 4-8
แท่งในแต่ละชาตร์
|
|
Horizontal Bar Charts. ใช้ในการเปรียบเทียบจำนวน
เช่นเปรียบเทียบยอดขายในแต่ละไตรมาส หรือเทีบยอัตราการผลิต ในแต่ละโรงงาน
|
|
Line Charts. ใช้ในการแสดงแนวโน้มของข้อมูล
เช่นแสดงแสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของยอดขายในแต่ละปี
|
นอกจากนี้การใช้
ตารางข้อมูล (Table) ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการนำเสนอข้อมูลเมื่อต้องการจะเปรียบเทียบข้อมูลในเชิงปริมาณ
ที่มีชุดข้อมูลที่จะเปรียบเทียบมากกว่าสองชุดข้อมูล
แต่ถ้าต้องการจะเน้นถึงความแตกต่างในแต่ละชุดข้อของมูล การใช้ บาร์ชาตร์ (bar chart) จะเหมาะสมมากกว่า เพระจะสื่อและให้อารมณ์ของความแตกต่างได้ชัดเจนมากกว่าการใช้ตาราง
2.7 ความแตกต่างของสี มีผลต่อการดึงดูดความสนใจ
สีแต่ละสี
จะให้อารมณ์ และความรู้สึกที่แตกต่างกัน
การเลือกใช้สีที่เหมาะสมสามารถกระตุ้นความรู้สึกของผู้ฟังการบรรยาย ให้เกิดความต้องการที่จะเรียนรู้
รวมทั้งความสนใจที่จะติดตามเนื้อหา
ไม่จำเป็นที่จะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านสี แต่อย่างน้อยควรจะเรียนรู้พื้นฐานในการใช้สีที่ว่า
สีจะถูกแบ่งออกเป็นสองกลุ่มคือสีในโทนเย็นเช่น สีเขียว สีน้ำเงิน และสีโทนอุ่นเช่น สีแดง สีส้ม
สีในโทนร้อนเหมาะสำหรับการใช้กับองค์ประกอบหรือวัตถุที่จะใช้เป็นส่วนหน้า (foreground) เช่น ใช้กับตัวหนังสือ ซึ่งจะให้ความรู้สึกถึงการเคลื่อนที่เข้าหาผู้ฟัง ในทางตรงข้าม
สีโทนอุ่นควรใช้กับองค์ประกอบที่เป็นฉากหลัง (background) ที่จะให้ความรู้สึกถึงการเคลื่อนที่ออก
หรือการจางหาย
สภาพแวดล้อมของห้องที่จะใช้นำเสนอก็มีผลต่อการเลือกใช้สี ถ้าเป็นห้องที่ค่อนข้างมืดควรใช้สีนำเงินเข้ม
หรือสีเทา เป็นฉากหลัง
ตัวหนังสือใช้สีอ่อนหรือสีขาว
แต่ถ้าห้องมีแสงสว่างมากก็จะใช้ตรงกันข้ามคือใช้ตัวหนังสือเป็นสีเข้ม และฉากหลังเป็นสีอ่อน
2.8 เลือกใช้ รูปแบบตัวหนังสือ (Font) ที่เหมาะสม
ฟอนต์แต่ละแบบนั้นถูกออกแบบมาด้วยวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกันSerif
fonts ถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับเอกสารที่พื้นที่ส่วนมากเป็นตัวหนังสือ เนื่องจาก
Serif fonts นั้นง่ายต่อการอ่าน
แต่อาจจะไม่เหมาะกับการนำเสนอที่ใช้เครื่องโปรเจ็คเตอร์ฉายขึ้นจอ
เนื่องจาก Serif เป็นฟอนต์ที่มีความละเอียดต่ำเมื่อถูกขยายความคมชัดก็จะลดน้อยลง ขณะที่
Sans Serif จะเป็นฟอนต์ที่เหมาะสมกับงานพรีเซ็นเตชั่นมากกว่า
ไม่ว่าการเลือกใช้ฟอนต์ชนิดใดก็ตามอย่าลืมที่จะทดสอบเพื่อให้มั่นใจว่า
ผู้ฟังที่นั่งอยู่ด้านหลังสามารถที่จะอ่านได้ชัดเจน
2.9
ใช้ภาพและเสียงประกอบการนำเสนอ
การที่จะเน้นหรือจะสื่อถึงกิจกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของการบรรยาย
คงไม่ใช้เรื่องง่ายที่จะสื่อด้วยตัวหนังสือในโปรแกรม PowerPoint เป็นเรื่องง่ายที่จะแทรก video clips และไฟล์เสียงลงไปในงานพรีเซ็นเตชั่นการใช้ภาพจาก
video clips นอกจากจะกระตุ้นความสนใจของผู้ฟังแล้วยังเป็นการเปลี่ยนบรรยากาศของการนำเสนอให้รูสึกผ่อนคลาย สำหรับการใช้ไฟล์เสียงนั้น
จะเหมาะสมกับการนำเสนอเช่น การยกตัวอย่างคำสัมภาษณ์ แต่ก็มีข้อควรหลีกเลี่ยงในการใช้เสียง
เช่นการใช้เสียงเอฟเฟ็กซ์
เสียงปรบมือเวลาเปลี่ยนแผ่นสไลด์ เป็นต้น
การใช้เสียงในกรณีนี้จะทำให้งานพรีเซ็นเตชั่นที่ผู้บรรยายเตรียมมาดูไม่น่าเชื่อ และด้อยค่าในสายตาของผู้เข้ารับฟุงการบรรยาย
2.10 ใช้เครื่องมือสำหรับการจัดเรียงสไลด์
(Slide sorter) ให้เป็นประโยชน์
Slide sorter มักเป็นเครื่องมือที่มักจะถูกมองข้าม
ซึ่งในทางตรงกันข้ามเครื่องมือนี้มีความจำเป็น
ที่จะทำให้ผู้บรรยายได้มองเห็นภาพรวมของสไลด์ทั้งหมด
และเห็นถึงความต่อเนื่องขอสไลด์ทั้งหมดว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ ลำดับข โทนสีหรือรูปแบบมีความสอดคล้องหรือขัดแย้งหรือไม่ ปัญหาเหล่านี้สิ่งเหล่านี้จะพบได้เมื่อใช้ Slide sorter